1. Organización de archivos convencionales y de bases de datos.

La información es recurso para el desarrollo de las actividades por esto es necesario lograr una gestión de la misma a partir de la administración de bases de datos para interpretarla y sacar provecho. Esta administración debe proveer resultados que satisfagan las necesidades de información de los usuarios empresariales, ordenados facilitando la obtención de datos para la toma de decisiones. Para esto es necesario comprender el concepto de bases de datos, este es un conjunto integrado de registros y objetos relacionados de forma lógica. En ellas existen una jerarquía de acuerdo a los componentes que la integran, empezando desde la unidad mínima carácter, campo, registro, archivo hasta la base de datos misma. Un sistema de base de datos es un software para crear y mantener bases de datos y permite desarrollar aplicaciones individuales de negocios para extraer los datos que se necesitan. Se componen de lenguaje de definición de datos (especifica el contenido y estructura de datos), lenguaje de manejo de datos (permite realizar consultas) y el diccionario de datos (permite almacenar y organizar la información concerniente con los datos). Principios de Diseño de Bases de Datos Para el diseño de bases de datos se tienen encuenta: Desarrollo de bases de datos: software que facilite la creación y gestión de la base de datos Consultas de bases de datos: consiste en el diseño de la manera como se manipularán los datos y el tipo de resultados que se esperan a través de la utilización de consultas. Mantenimiento: Se refiere a la actualización y revisión de los datos periódicamente. Desarrollo de aplicaciones: consiste en desarrollar las bases como una aplicación compuesta por elementos amigables para el usuario, que permiten la introducción y consulta de los datos de una manera óptima. Bases de Datos para Actividades de Operación o Transaccionales Son bases que almacenan datos detallados que se requieren para respaldar las operaciones de toda la organización. Los datos como tal se mantienen en un servidor, donde se conectan otras bases de datos o interfaces de datos que emplean datos almacenadas allí. Bases de Datos para Actividades Administrativas o Gerenciales Sirven para almacenar datos e información que se extrae de bases de datos operacionales y externas. Contiene datos e información resumida para usuarios finales. Administración de las Bases de Datos Consiste en el desarrollo y mantenimiento del diccionario de datos, diseño y supervisión del desempeño de las bases y el cumplimiento de las políticas de seguridad y mantenimiento establecido, con el objetivo de hacer un uso apropiado de la tecnología de bases de datos. Planeación de datos se refiere al manejo de recursos para el análisis de datos. Manejo de datos, actividad que comprende el establecimiento de políticas y procedimientos para manejar datos como un recurso corporativo estratégico, incluye actividades como acopio, tratamiento y distribución de los datos. Existen diversas tendencias en las bases de datos: Bases de datos orientada a objetos Bases de datos en hipermedia Bases de datos de procesamiento distribuido Bases de datos distribuida Utilización de las Bases de Datos La gestión y manejo de información a través de bases de datos conllevan a beneficios como: Reducción de la duplicidad de datos. Accesibilidad y menor tiempo para obtener información Integridad y seguridad de los datos. Aunque también se pueden presentar limitaciones en su utilización como el adecuado nivel tecnológico, el volumen de información, la calificación y conocimiento del personal.  Copyright 2002(c) Universidad Nacional de Colombia. Todos los derechos Reservados.